Entgeltabrechnung: Digital statt Papier zulässig – Kein Anspruch auf „Papierform alter Schule“

Was war passiert?

Eine Verkäuferin verlangte weiterhin Entgeltabrechnungen in Papierform, nachdem der Arbeitgeber die Abrechnungen aufgrund einer (Konzern )Betriebsvereinbarung nur noch in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach digital bereitstellte (Umstellung ab März 2022). Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen gab der Arbeitnehmerin zunächst Recht (Urteil vom 16.01.2024, Az.: 9 Sa 575/23). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hob diese Entscheidung auf und verwies die Sache zurück, weil noch Feststellungen zur Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fehlten.

So entschied das BAG: Textform heißt auch PDF im Portal

Nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO muss der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in „Textform“ erteilen. Diese Textform ist erfüllt, wenn eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (z. B. speicher- und ausdruckbares Dokument) Das BAG stellt klar: Die Pflicht kann grundsätzlich auch durch Bereitstellung als elektronisches Dokument zum Abruf in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach erfüllt werden (BAG, Urteil vom 28.01.2025, Az.: 9 AZR 48/24).

Darum brauchte es keine Extra-Zustimmung

Das BAG ordnet den Abrechnungsanspruch als „Holschuld“ ein: Es genügt, dass der Arbeitgeber die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt; für den Zugang beim Arbeitnehmer muss er danach nicht in gleicher Weise einstehen wie bei einer „Bringschuld“. Damit widerspricht das BAG dem Ansatz, ein digitales Postfach sei nur bei vorheriger Bestimmung durch den Arbeitnehmer als Empfangsvorrichtung geeignet.

Direktionsrecht (§ 106 GewO) statt Vertragsänderung?

Unabhängig vom Einzelfall gilt: Der Arbeitgeber kann Arbeitsbedingungen im Rahmen des Weisungsrechts nach § 106 GewO näher bestimmen, soweit keine abweichenden vertraglichen/tariflichen/betriebsverfassungsrechtlichen Regelungen entgegenstehen. Die Art des Übermittlungswegs ist daher häufig organisatorisch regelbar – ein individueller Anspruch „nur Briefpost“ müsste ausdrücklich vereinbart sein.

Folgen für die Praxis: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Das BAG betont Schutzinteressen der Beschäftigten, die privat keinen Onlinezugang haben: Der Arbeitgeber muss ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. In der Praxis gehört dazu ein geschützter Bereich (passwortgeschütztes Portal) und eine Lösung, mit der Beschäftigte ihre Abrechnung speichern oder ausdrucken können (Textform-Prinzip). Bei Konflikten – etwa parallel zu Kündigungsschutz, Befristung/Entfristung oder Betriebsratsthemen – sollte früh geprüft werden, ob zusätzlich Mitbestimmung (Betriebsrat/Konzernbetriebsrat) berührt ist.

Klare Botschaft: Was bedeutet das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Arbeitgeber dürfen Entgeltabrechnungen grundsätzlich digital bereitstellen, müssen aber einen sicheren Zugang und eine betriebliche Ausweichmöglichkeit (Einsehen/Drucken) sicherstellen. Arbeitnehmer haben regelmäßig keinen Anspruch auf Zusendung in Papierform.